BUMDes Candi Mulya - Unit Usaha Warung Serba Ada ( WASERDA ) pada BUMDes Candi Mulya sudah merupakan usaha unggulan dan berada di ujung tombaknya semua Divisi, seperti Divisi unit Jasa,Pertanian,peternakan Pamdes dan Internet. Unit WASERDA ditujukan sebagai unit usaha pelayanan untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari bagi PemDes, akan tetapi pada perkembangannya WASERDA selain memenuhi kebutuhan sehari-hari bagi PemDes, juga bisa melayani masyarakat umum di sekitar WASERDA itu berada.
Dalam keberadaanya, perkembangan unit WASERDA di Bumdes Candi Mulya diharpakan dapat Bermitra dengan Toko Toko sekitar WASERDA dengan tujuan untuk mengembangkan Unit WASERDA Bumdes Candi Mulya.
Salah satu keunggulannya adalah di unit WASERDA Candi Mulya anggota / konsumen dapat dilayani dengan sebaik mungkin.Dan dengan Menjamurnya minimarket justru kita akan belajar banyak bagaimana cara memenej sebuah toko kelontong atau toko serba ada yang dapat memenuhi segala kebutuhan sehari-hari Pemerintah Desa dan masyarakat luas. Beberapa kiat dan solusi akan dibahas pada kesempatan ini tentang bagaimana unit WASERDA bangkit dan berkembang serta siap Maju dan sukses. Termasuk menata bidang estetika dan pelayanan yang berbasis Teknologi Informasi ( TI ).
Dengan beberapa upaya yang dilakukan untuk menata dan mengelola WASERDA, diharapkan terjadinya perubahan dan paradigma image anggota atau masyarakat konsumen tentang WASERDA dapat memandang secara positip. Dan pada akhirnya anggota dan konsumen akan lebih senang, Loyal serta nyaman berbelanja di WASERDA Candi Mulya.
Dengan penataan dan perubahan system pengelolaan terhadap WASERDA, tentunya bagi Bumdes akan semakin dicintai, dan berkembangnya usaha dibidang ini menjadi kontribusi utama dalam sisi pendapatan dalam bumdes.
GAMBARAN DASAR WASERDA
Sebelum bagaimana WASERDA ditata dan dikelola dengan berbasiskan Teknologi Informasi, ada baiknya kita melihat gambaran umum secara mendasar tentang aspek penunjang keberhasilan WASERDA, pada ulasan ini kita hanya menyajikan secara garis besarnya saja, dan pada implementasi secara detail tekniknya bisa dikembangkan sendiri dengan berdasarkan garis besar tersebut.
1.PROSPEK USAHA
Seorang ahli ritel menyebutkan bahwa orang akan berbelanja ke lokasi usaha yang dekat dengan tempat tinggalnya. Dengan dasar itulah, maka usaha warung kelontong / warung serba ada / WASERDA memiliki prospek yang cerah, seiring dengan semakin bertambahnya populasi penduduk.
Usaha WASERDA yang baru akan kita buka,mula mula dilakukan dengan strategi harga, yaitu harga yang sama dengan harga pasar. Di mana barang-barang yang akan dijual merupakan barang kelontong kebutuhan sehari-hari anggota Bumdes,Pemdesi atau masyarakat umum, sehingga akan selalu berbelanja barang kelontong secara rutin
Diharapkan dengan dibukanya usaha WASERDA ini, selain memperoleh penghasilan dan adanya nilai tambah, juga mempermudah perolehan dan penyediaan kebutuhan barang sehari-hari bagi anggota / masyarakat konsumen dan tentunya dapat menyerap tenaga kerja.
2. TIPS KEBERHASILAN USAHA
Dalam menjalankan usaha WASERDA, maka perlu diperhatikan faktor-faktor yang menunjang keberhasilan usaha, antara lain :
- Penataan Ruangan ( Bagian Dalam ) / Interior
Sepertihalnya diluar, maka untuk didalam kita coba dengan memberi warna cerah bersih, tata semua barang dengan rapi dan teratur serta terkelompok, semisal kalau barang itu jenis minuman maka seluruh jenis minuman harus terdisplay di satu tempat. Dan apabila barang tersebut jenis kosmetik maka susun pada kelompok kosmetik, dan kesemuanya diupayakan terdisplay pada kelompoknya masing-masing, dan jangan coba-coba mencampurkan antara jenis yang satu kelompok ke kelompok lain. Mengapa demikian…? Karena hal tersebut jika tidak disusun secara terkelompok maka akan menyulitkan kita sendiri dan tentunya pembeli atau konsumen.
Setiap jenis barang coba kita beri info singkat dengan menempelkan kertas berwarna atau sesuai selera anda seperti untuk informasi ukuran, harga, potongan ( Discount ) dan sebagainya, sehingga calon pembeli akan merasa aman dan nyaman dengan membeli produk tersebut.
- Barang yang ditawarkan dan harga jual yang sesuai.
Untuk menentukan prosentase pengembilan margin ( Laba ) tentunya kita harus melihat dimana tempat kita berada, kalau dilingkungan masyarakat ( Penduduk ) perumahan, asrama, sekolah, instansi, pabrik, jangan menerapkan harga terlalu tinggi, karena pembeli dilingkungan tersebut sangat berpotensi menjadi pelanggan. Mohon diingat lebih baik mengambil keuntungan Rp. 100,- per barang dengan jumlah pembeli 20 Orang, daripada mengambil keuntungan Rp. 700,- perbarang dengan jumlah pembeli hanya 5 Orang. Tentunya beda hal apabila lokasi kita berada di tempat wisata, tempat hiburan, terminal, bandara, stasiun kereta api, dan tempat keramaian lainnya, mungkin boleh dengan harga tertentu, karena mereka akan membeli hanya seketika itu, dan jarang menjadi pelanggan.
Untuk mensiasati jumlah pembeli, coba mengunakan sistem minimarket, yaitu membuat promo banting harga, bila perlu jangan mengambil keuntungan dari salah satu barang, akan tetapi pada barang tertentu kita bisa menutupinya, Minimarket menggunakan pola tersebut adalah bertujuan untuk menarik pembeli, dan seolah-olah seluruh barang disana semua serba murah, tetapi kenyataanya tentunya tidak demikian.
- Kontinuitas barang / Barang selalu ada
Diupayakan barang yang kita jual lengkap sesuai dengan yang diharapkan konsumen. Prinsipnya Walaupun dalam jumlah sedikit akan tetapi barang tersebut tetap ada, ingat apabila toko kita adalah toko eceran / Retail, maka tentunya pembeli tidak akan sekaligus membeli banyak pada produk tertentu. Coba evaluasi mana produk laku dan mana produk yang jarang dibeli, maka perbanyak jumlah barang yang dianggap laku dan kurangi barang yang kurang laku, tapi walaupun barang tersebut kurang laku akan tetapi itu harus tetap ada dan tersedia ditoko kita.
- Perlakuan terhadap suplayer atau pemasok barang ke toko
Kita akan sangat bersukur apabila ada seseorang datang ke toko kita untuk menawarkan produk tertentu yang akan kita jual, sebut saja sales, karena mereka adalah yang akan memberi kita modal untuk usaha kita, dengan demikian kita telah dikenal dan dipercaya untuk membeli barang dari dia, terlebih biasanya barang yang ditawarkan relatif murah, bisa dengan sistem pembayaran kredit, dan barang tersebut diantar ke toko kita tanpa ada tambahan biaya / ongkos. Coba bayangkan apabila kita datang berbelanja ke grosir atau pusat perkulakan, tentunya sangat jauh mengtuntungkan apabila kita membeli dari sales tadi.
Perlakukan dia dengan sebaik-baiknya, jangan berasumsi bahwa dia membutuhkan kita, akan tetapi coba berasumsi kita sangat membutuhkan dia, dengan demikian kita akan memperlakukan dia dengan baik.
Buat janji pembayaran yang sekiranya kita mampu memenuhinya, apabila dengan sangat terpaksa kita tidak bisa memenuhi janji kita, maka bayarlah sebagian dan buat dia memahami kedaan kita, dan cukup satu kali saja janji kita inkar, apabila keseringan maka jangan harap kita dipercaya sepenuhnya untuk membeli barang dari dia.
- Promosi
Lakukan promosi sekemampu kita, ingat biaya promosi jangan sampai melamaui kemampuan kita dan promosi yang efektif tidak selalu mahal yang penting kreatifitas. Coba display banner, running text, poster, sepanduk, dan sebagainya tata secara teratur dan ditempatkan pada tempat yang efektif, mudah dikenali dan dilihat terutama pada promo yang dilakukan oleh kita.
Manfaatkan pasilitas teknologi internet ( E-mail, Twitter, facebook,IG, website, blog, Dll ) untuk mempromosikan produk kita tentunya yang dibutuhkan disini bukan biaya akan tetapi kretifitas.
Contoh: Coba buat Fanspage pada akun Facebook dengan nama toko kita, yang nantinya anggota anggotanya adalah pelanggan toko kita. Lakukan sosialisasi lewat pamlet depan toko kita agar pelanggan mau membuka akun facebook. Setelah mendapat like di fanspage Facebook tersebut cukup banyak, lakukan promosi dengan update status berupa pengenalan produk baik lewat tulisan maupun gambar.
- Pelayanan berkarakter yang dapat membedakan dengan yang lain
Faktor pelayanan adalah faktor yang sangat penting dalam menjalankan usaha retail WASERDA, sedikit kita mengabaikan faktor pelayanan maka reputasi kita akan jatuh dan untuk bangkit kembali sangat sulit.
1.Jangan sekali kali membedakan pembeli, apakah pembeli tersebut datang ke toko kita untuk berbelanja cash atau kredit, tentunya harus diperlakukan dengan baik. Membedakan pelayanan terhadap pembeli sama halnya kita membuang peluang di depan mata.
2.Coba kita berasumsi bahwa pembeli dengan sistem kredit akan memberikan keuntungan lebih dibanding dengan pembeli dengan sistem cash. Apabila hal tersebut sudah melekat pada diri kita, maka kita akan memperlakukan kesemuanya dengan pelayanan yang sama.
3.Siapapun mereka yang datang ke toko kita untuk berbelanja, wajib diperlakukan dengan ramah dan sabar, lebih banyak memahami karakter pembeli tentunya akan lebih baik, karena mereka memiliki karakter masing-masing.
4.Hindari memasang muka asam karena seungguhnya anda sudah menolak rejeki.
5.Apabila memungkinkan coba fasilitasi karyawan kita dengan pakaian seragam. Kerapihan, keramahan, kebersihan adalah bagian dari pelayanan.
6.Coba rancang sistem penjualan online walau hanya melaui komunikasi Telepon atau HP. Semisal konsumen menelpon ke toko kita memesan suatu barang, lalu dia minta barang tersebut diantar ketempatnya, maka lakukanlah dengan sepenuh hati, karena itu merupakan peluang untuk pengembangan sistem usaha toko kita.
GAMBARAN DASAR WASERDA BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI
Teknologi Informasi Komputer (TIK) atau selanjutnya kita akan sebut dengan istilah komputerisasi Unit WASERDA koperasi, bertujuan untuk menata pengelolaan system transaksi WASERDA yang lebih cepat, akurat dan terintegrasi, tentunya disamping sebagai penyesuaian dengan kedaan dewasa ini, juga meminimalisir ketertinggalan antara WASERDA Bumdes dengan Toko Moderen ( Minimarket ), yang pasti segala rangkaian prosedur mengelola WASERDA yang telah kita bahas sebelumnya akan disederhanakan, dengan system Aplikasi Komputer yang dikhususkan untuk mengelola WASERDA.
Mengapa harus komputerisasi…?
Komputerisasi pada WASERDA bukanlah Investasi yang berlebihan, akan tetapi merupakan kebutuhan dan keharusan, karena komputerisasi bukan barang mahal dan mewah. Komputerisasi adalah sebuah upaya pengelolaan WASERDA dengan tujuan mempercepat proses transaksi, pengolahan data yang akurat, penghematan ( waktu, tenaga, pikiran dan biaya ), menyederhanakan rangkaian rumit sebuah siklus barang dari mulai Barang datang (Masuk), Barang dipajang (Display), Barang dijual ( dikeluarkan ). Pertanyaan diatas telah terjawab, tinggal kembali bertanya mengapa tidak dikomputerisasikan…?
Salah satu sektor komputerisasi pada WASERDA koperasi adalah dimulai dari menata dan mengelola system transaksi sebagai ujung tombak dan gerbang masuk penataan keadministrasian WASERDA koperasi.
Untuk menjadikannya WASERDA koperasi berbasiskan Teknologi Informasi Komputer, maka yang harus diperhatikan adalah faktor penunjang dan Infra Struktur yang dibutuhkan.
Anggap saja kita sudah menata sebuah manajemen pengelolaan WASERDA sesuai dengan yang dijelaskan pada bab sebelumnya, selanjutnya untuk menjadikan WASERDA Bumdes berbasiskan Teknologi Informasi Komputer ( TIK), maka hal-hal yang harus dipersiapkan adalah:
- Sumber Daya Manusia ( SDM ) sebagai operator
- Infrastruktur Penunjang Operasional WASERDA
- Display Produk yang manarik dan estetika yang indah dipandang
- Penataan barang toko dengan rapi dan terkelompok
- Pendataan Suplayer / Pemasok Barang
- Terkelompoknya data barang antara yang dibeli dengan Cash, yang dibeli dengan system Kredit, dan barang titipan (konsinyasi )
- Promo Display dan penerangan ( Informasi Produk yang memadai )
- Alat Pelengkap berupa :
- Meja kasir.
- Alat hitung.
- Timbangan Pembungkus.
- Sarana Informasi Produk.
- Alat sirkulasi udara yang memadai.
- Dan sebagainya
9.Alat Komunikasi dan Kemanan berupa, Telpon, Fax, Internet, CCTV apabila diperlukan.
10.Mesin kasir atau Komputer Kasir ( Selanjutnya akan kita bahas secara terperinci )
Setelah Infrastruktur tadi sudah siap, maka langkah implementasinya dapat dimulai dengan detail sebagai berikut:
PROSEDUR KOMPUTERISASI PADA TRANSAKSI WASERDA
Untuk memulai komputerisasi pada WASERDA tidak diperlukan komputer yang terbaru dan tercangih, coba lihat disekitar kita apakah ada komputer yang tidak terpakai…? Kalau ada.. kenapa tidak terpakai, apakah rusak…? Atau sudah tidak memadai untuk digunakan…? Kesemuanya bisa kita manfaatkan untuk meminimalisir Cost. Rusak.. ya kita perbaiki karena biaya perbaikan akan jauh lebih kecil dibanding dengan membeli baru. Dan apabila sudah tidak memadai, maka kita antisipasi dengan mengupgradenya atau meningkatkan kapasitas dari keurangannya.
Dari persiapan untuk migrasi ke komputerisasi pada WASERDA, dapat dikatakan langkah sederhana dan tidak harus mahal, artinya dengan komputer bekas pun kita bisa melakukannya.
1. Untuk dapat mengkomputerisasikan system transaksi pada WASERDA maka perangkat keras ( Hardware ) yang harus disiapkan adalah berupa:
a. Unit Komputer Space Minimal ( Processor : Intel Pentium III 850 Mhz, Memory : minimal 512 MB, Monitor SVGA, Keyboard + Mouse, Sistem Operasi : Windows XP / Vista / 7, MS Office minimal 2003 keatas dan harus ada program Access 2003 atau Access Run Time 2003
b. Scanner Barcode ( Barcode Rider )
c. Printer Dot Matrix LX-800/300 (utk mencetak Struk atau Kwitansi), atau Printer Inkjet (utk mencetak laporan-laporan)
d. Jika memungkinkan maka lebih baik Terkoneksi dengan Jaringan Local Area Nettwork ( LAN ) Minimal Pere to Pere atau dua Komputer
e. Lebih Baik dan Efisien dengan menggunakan 2 Komputer atau lebih yang terdiri dari unit komputer server dan yang lainnya sebagai cilent atau operator pendukung.
f. Terkoneksi dengan jaringan internet ( Untuk memudahkan sosialisasi promo dan publikasi informasi-informasi yang harus diketahui oleh Suplayer dan Konsumen serta investor.
g. Bahkan hanya satu komputer bekaspun kita bisa melakukannya dengan hasil yang optimal
2. Menata sekema jaringan computer dengan gambaran standard sebagai berikut
3. Selanjutnya kita akan mengimpelemntasikan system software penjualan, dalam hal ini kita akan mempergunakan Aplikasi Polystar Point Of Sales versi 2.0 produksi POLYSTAR Multi Media Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
3.1 Pastikan bahwa kita akan mengintall Polystar Point Of Sales versi 2.0 pada komputer server yang sebelumnya telah terisi program windows XP/Window Vista/Window 7 berikut dengan MS Office Minimal versi 2003 Keatas.
3.2 Masukan CD Aplikasi pada CDRoom Atau DVDRoom
3.3 Copykan Folder Polystar Point Of Sales versi 2.0 dari CD Aplikasi ke Drive yang kita kehendaki Contoh Drive D:/ pada computer server
3.4 Selanjutnya jalankan aplikasi Polystar Point Of Sales versi 2.0 pada komputer kasir yang telah terhubung dengan komputer server dengan mengklik mouse dua kali, maka aplikasi Polystar Point Of Sales versi 2.0 sudah siap dioperasikan :
3.5 Untuk mengetahui bagaimana cara pengoperasian aplikasi Polystar Point Of Sales versi 2.0 maka pada bab berikutnya akan diulas secara terperinci tentang prosedur pengoperasian aplikasi Polystar Point Of Sales versi 2.0
3.6 Berikut Screen Shot langkah-langkah pengintallan Poin Of Sales
1. Pada BINTEK kali ini kita dibekali dengan Compact Disk ( CD ) yang berisi Aplikasi DEMO ( Percobaan ) beserta file-file pendukungnya. Langkah pertama adalah masukan CD tersebut Ke CD/DVD Room Komputer kita, dan Klik dua kali pada ikon My Computer bisa melalui Dekstop atau Toolbaar, maka akan diketahui icon-icon seperti gambar dibawah ini, lalu perhatikan dimana kita menempatkan CD tersebut. Setelah didapat maka Klik dua kali drive yang tersedia CD yang kita masukan.
2. Langkah selanjutnya kita membuka drive tersebut maka akan ditemukan kembali icon-icon, selanjutnya kita memulai langkah Installasi, dengan cara klik dua kali Icon Komputer dan Bola dunia.
3. Setelah itu kita akan dipandu untuk melakukan langkah Installasi, pada gambar dibawah ini klik satu kali tombol lanjut
4. Lakukan langkah yang sama pada form berikutnya.
5. Perhatikan Form kesepakatan licensi, baca dengan seksama, apabila dipahami maka klik satukali opsi “ Saya setuju dengan kesepakatan tersebut. Lalu klik lanjut.
6. Setelah itu akan terbuka kembali Form gerbang masuk dengan kata sandi, maka kita ketikan kuruf kecil ( matikan fungsi Caps Lock pada ky board ) dengan kata “ waserda “ tanpa tanda kutif
7. Setelah setelah itu kita akan menjumpai Form Informasi tata cara mendapatkan dan aktivasi Aplikasi, baca dengan seksama lalu klik Lanjut.
8. Setelah itu kita akan menjumpai Form Informasi dimana Aplikasi itu akan ditempatkan pada komputer kita, rambah dan pilih sesuai selera kita yang terpenting mudah untuk diketahui, kalau bisa jangan memakai defaul atau langsung lanjut, tempatkan misalkan di drive D, karena disamping file Aplikasi, Penginstallan ini pun membuat banyak file bimbingan bagi kita tentang aturan dan tata kelola WASERDA. Setelah disetting lalu klik Lanjut.
9. Setelah itu kita akan menjumpai Form untuk membuat nama group aplikasi ini pada drive yang tadi kita pilih. Setelah diberi nama lalu klik Lanjut.
10. Lihat Opsi pilihan “ Buat icon di desktop” dan Buat Icon Quick Launch “ apabila dikehendaki maka chack list salah satu atau keduanya dari opsi tersebut, lalu klik Lanjut.
11. Setelah itu langkah selanjutnya adalah pengintallan, baca terlebih dahulu informasinya lalu klik “ Instal “.
12. Perhatikan bar berjalan yang menandakan pengintallan sedang berlangsung, tunggu hingga proses selesai.
13. Buat Chack List pada opsi “ Jalankan POLYSTAR POINT OF SALES “ Lalu Klik selesai
14. Selanjutnya akan terbuka Form Scurity Warning, maka kita pilih opsi “ Open “ apabila kita menggunakan MS Office 2003, dan Apabila menggunakan MS Office 2007, maka kita pilih “ Eneble “
15. Setelah langkah tersebut, selanjutnya kita akan menjumpai form “ Star Up “ lalu Klik
16. Maka setelahnya akan muncul Form LOGIN atau level akses operator, untuk pertama kalinya isi Nama User dan Password dengan kata “ admin “ tanpa tanda kutif dan boleh mengunakan huruf besar atau kecil. Untuk selanjutnya dikemudian maka Login ini diubah disesuaikan dengan User dan Password Pengguna. Selanjutnya Klik Tombol Masuk untuk masuk aplikasi atau tombol keluar untuk keluar dari aplikasi.
17. Apabila User Name dan Password kita benar dan sesuai selanjutnya kita memilih tombol masuk maka kita akan dibawa ke form seperti gambar berikut. Lalu klik “ OK “
18. Selanjutnya Menu Utama “ Swich Board “ akan tamnpil sebagai berikut dan Aplikasi Siap Digunakan.
Kesimpulan
Setelah kita mengetahui gambaran umum tentang bagaimana PENGELOLAAN WASERDA BUMDEA BERBASIS TI ( TEKNOLOGI INFORMASI ), maka dengan demikian tentunya wawasan kita menjadi luas dan semoga dapat diimplementasikan pada unit WASERDA koperasinya masing-masing.
Tentunya pada kesempatan yang terbatas ini, tidak semua materi dapat disampaikan mengingat keterbatasan waktu dan ruang, apabila peserta BINTEK ini ingin lebih mendalami tentang tata kelola WASERDA termasuk Penggunaan Aplikasi / Software / Program, dan memerlukan tindak lanjut dari kami, maka dipersilahkan untuk menghubungi NARASUMBER sesuai profile terlampir.
Penutup
Demikian yang bisa disampaikan pada kesempatan BINTEK kali ini, semoga menjadi gambaran serta motifasi untuk membangkitkan dan mengembangkan usaha WASWRDA.
Narasumber menyadari bahwa materi ini jauh dari kata sempurna, olah karenanya diharafkan timbal balik berupa kritik dan saran untuk pengembangan berikutnya.
Semoga materi ini bermanfaat dan memberikan jalan kepada kita untuk meraih kesuksesan dan tetap “ SEMANGAT “.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar